1. トライアルを始める前に知っておくべきこと

Asana は、生産性、コラボレーション、チームや組織間の調整を向上させるために作られた、世界トップクラスの共同ワークマネジメントツールです。すべてをメール、ファイル、終わりのないミーティング、チャットで管理しようとする代わりに、Asana を使えば、仕事の計画、管理、監視を 1 か所で行うことができます。また、他のコラボレーションツールと統合できるため、仕事が分断されることはありません。

トライアルをスムーズに始めるために、まず Asana を始める方法をご確認ください。

• タスクの作成とプロジェクトの作成。
• 期日が設定されたタスクの割り当て。
• タスクの完了とコメントによるステータスの更新。
• タスクやプロジェクトへのチームメイトの追加。
• さまざまなプロジェクトビューやソートの使用。

トライアル期間中にチームメンバーを招待し、全員が Asana を使い、評価できるようにしましょう。

2. テンプレートの利用

Asana の感じをつかむには、まずいつものプロジェクトやプロセスで使ってみるのが一番です。具体的なプロセスはチームにより異なりますが、Asana には数多くのテンプレートがあるため、すぐに始めることができます。人気があるのは、仕事リクエストテンプレート、コンテンツカレンダーテンプレート、製品リリーステンプレートなどです。

Note：スプレッドシートで仕事やプロジェクトの計画を管理している場合は、CSV インポート機能を使用して数回のクリックで Asana に取り込むことができます。

無料版の Asana をご利用中なら、既存のタスクやプロジェクトで Premium 機能や Business 機能を試してみてください。その場合でも、どのプロジェクトで機能を試すか、どのようにテストするかを具体的に考えることをおすすめします。たとえば、優先度のカスタムフィールドをデザインリクエストプロジェクトで使用したり、依存関係をイベントプランで使用したりすることが考えられます。そして、それらのプロジェクトをポートフォリオに追加し、すべてを管理できるようにしてみましょう。

Note：実際の使用の様子や例を見るには、Asana のプロジェクト例、使用例のベストプラクティスやヒント、お客様のケーススタディをご覧ください。

3. Business の主要機能

最初のプロジェクトを選んだら、トライアルを最大限に活用しましょう。Premium や Business には下記に紹介する以上の機能がありますが、どれも簡単に連携できてすぐに使い始めることができるものばかりです。

ポートフォリオ (Business 限定機能)

ポートフォリオは、特定のイニシアチブやチームのすべてのプロジェクトを 1 か所で追跡するのに最適の手段です。よくアクセスするプロジェクトを簡単にファイリングして整理し、プロジェクトオーナーや期限、ステータス、優先度などでソートすることができます。

ポートフォリオを作成するには、サイドバーで[ポートフォリオ]をクリックした後に[新規ポートフォリオ]をクリックし、追加するプロジェクト名を入力します。

ワークロード (Business 限定機能)

プロジェクトマネージャーやリーダーが苦労する仕事量の管理。複雑なシステムを駆使したり、メールや文書、会議などからの情報を手作業でつなぎ合わせたりしていたのでは、時間がかかって仕方ありません。ワークロードを使えば、Asana ですでに割り当てられている仕事に基づいてチームの余力を正確にそして一目で確認できます。ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による作業の割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、イニシアチブを順調に進められます。

Note：ワークロードはポートフォリオと連動して機能します。余力をモニタリングしたいプロジェクトをポートフォリオに追加すると、仕事量のデータが反映されます。

校正 (Business only)

校正機能を使うと、関係者は画像に具体的かつ実行可能なフィードバックを残すことができるため、チームメイトはフィードバックを取り入れるためにすべきことを把握できます。Asana の校正機能を使うと、レビュアーはアセットに直接コメントできるため、コンテキストのあるフィードバックが提供されることになります。各コメントは実行可能なサブタスクに変換されるため、作成者はどのように反映するかを判断できます。

これにより、レビュアーは自分の考えを明確にし、作成者はフィードバックを反映するかどうかを決められるため、フィードバックのやり取りのプロセスがさらに簡単になります。その上、すべての記録を 1 か所に残すことができます。

フォーム

リクエストの送信やプロジェクト要件の説明に文書やメールを使うことに慣れているかもしれませんが、この情報はしばしばまとまりがなく不完全なため、見落とされなかったとしても、混乱と減速の原因になります。代わりにフォームを作成し、リクエストのプロセスを統一しましょう。送信されたフォームは特定のプロジェクトに紐付けられ、必要な情報を事前に集め、管理も 1 か所でまとめてできます。

フォームリンクを送った相手なら誰でも (たとえ Asana ユーザーでなくても) フォームを送信することができます。送信されたフォームの詳細はプロジェクトのタスクになるため、優先度を設定できます。

Note：フォームはこちらの手順でセットアップできます。

4. Premium の主要機能

カスタムフィールド

カスタムフィールドを使うと、各タスクまたはポートフォリオ内のプロジェクトの具体的な詳細を、スプレッドシートの列のように一様に追跡できます。プロジェクトやポートフォリオの絞り込みやソート、またはリスクのある仕事や承認などのレポートに利用できます。

フィールド名や値はカスタマイズ可能なので、ステージ、優先度、コストなど、ワークフロー、チーム、会社にとって重要な事項ごとにフィールドを作成できます。また、カスタムフィールドに変更があった際に通知を受け取ることができるので、プロジェクトを進め、承認を明確にすることができます。

カスタムフィールドを作成するには、プロジェクト上部にある、青字の「カスタムフィールドの追加」リンクをクリックします。

テンプレート

Asana テンプレートを利用するか独自のカスタムテンプレートを作成し保存することで、チームの共通するプロセスを統一できます。これにより、プロジェクトのセットアップにかかる時間を節約し、毎回見落としなく同じステップを踏むことができます。すべてのテンプレートはこちらからご覧いただけます。

Note：また、CSV インポート機能を使えば、数回のクリックで既存のスプレッドシートをプロジェクトに変換できます。

開始日

開始日は、最後になって慌てることなく期日を守るために仕事を始めるべき日を表します。またスケジュールに思わぬ問題が発生しないよう、具体的な期日のあるプロジェクトを計画する際にも役立ちます。

Note：ブログの投稿記事を書いたり動画を作成したりと、何日かにまたがって作業をするタスクに開始日を使用します。

タスクの依存関係

複雑なプロジェクトを計画通り進め、仕事が予定通りに完了するように、タスクに別のタスクに対する待機状態を持たせます。この機能は明確なプロセスを構築し、混乱を最小限に抑えるのに役立ちます。全員の作業の開始と完了の進捗が管理できるため、依存関係を使えば時間の節約にもなります。

Note：下書きが終わってからレビューする、最終的な品質保証を終えてからウェブページを公開するなど、決められた順序で実行する必要のあるタスクに依存関係を使用します。

タイムライン

プロジェクトのすべてを一目で確認できる美しいリアルタイムビューを作成し、自信を持って作業を開始し、プロジェクトを順調に進めましょう。タイムラインがあれば、プロジェクトプランを数分で確認、共有、調整できます。

5. 疑問を解決する

Premium および Business を使ううちに出てくる疑問については、以下のリソースを参照してください。

• ここでカバーされていない特定の機能の使用方法については、Asana ヘルプを参照してください。
• Asana アカデミーの Premium コースでオンデマンド形式の詳細なトレーニングを受けられます。またはお近くで開催されるトレーニングにご参加ください。
• すぐに回答が必要な場合は、Asana コミュニティで質問しましょう。
• ご利用いただける機能は他にもございます！Premium または Business の機能をすべてご覧ください。
• 詳細な利用方法、契約、請求、トライアルに関する質問は、お問い合わせよりご連絡ください。

この記事の詳細は、トライアルを始めるをご参照ください。