Asana アカウントは、個人に紐付けられています。Asana アカウントを持つことで、共有のワークスペースや組織にアクセスして他の Asana ユーザーとコラボレーションをできます。
1 つの Asana アカウントを使用して複数のワークスペースや組織を作成し、参加できるため、さまざまなグループの Asana ユーザーとコラボレーションできます。所属するワークスペースや組織はそれぞれ独立しており、メンバー、プロジェクト、タスクはそのワークスペースや組織に限定されています。
各ワークスペースや組織は独立しているため、あなたや同僚は、お互いに所属していないワークスペースや組織を見ることはできません。スペース間のプライバシーについて詳しくはこちらをご覧ください。
各ワークスペースおよび組織内のプロジェクトやタスクの権限設定について、詳しくはこちらをご覧ください。
この記事御内容:
組織とは?
組織は、Asana を使っているあなたの会社のすべての従業員が、会社の共有メールドメインに基づいて、つながることのできるスペースです。
組織内のメンバーは、チームに分かれてプロジェクトやタスクに共同で取り組みます。
Note:独自の共有メールドメインがない場合は、ワークスペースでコラボレーションをできます。
組織の構成員
組織にはメンバー、ゲスト、限定アクセスメンバーといった複数の構成員が存在します。社内の従業員は組織のメンバーに、社外関係者は組織のゲストに振り分けられます。
たとえば、michael@yourco.com は組織 yourco.com のメンバーですが、他のメールアドレス (@gmail.com や @anotherco.com など) を使用する人は組織 yourco.com のゲストになります。
Note:組織メンバーをゲストに変換することはできません。組織のメンバーシップは、その人のメールアドレスによって自動的に決まります。
組織メンバー
組織のメンバーシップは、メールアドレスに関連付けられているドメインを基にしています。組織のメンバーになるには、組織が承認しているメールドメインのいずれかを持つメールアドレスを使用する必要があります。
組織が承認しているメールドメインのメールアドレスを使って Asana に登録した人は、自動的に組織のメンバーになります。
組織のメンバーができることは以下のとおりです。
- チームを新規作成
- 参加リクエストが可能な組織内の全チームのリストを表示
- チーム設定から組織の他のメンバーやゲストの名前とメールアドレスを表示。Premium 組織以上の管理者は、組織設定から組織メンバーとゲストの完全なリストを見ることもできます。
- 組織に対して公開されているプロジェクトやタスクにアクセス
Note:自動的に組織に参加したメンバーが、「公開」に設定されていないプロジェクトやタスクでコラボレーションするには、チームに参加リクエストをするか、招待される必要があります。詳しくはこちらをご覧ください。
組織のゲスト
組織で承認されたメールドメインのアドレスを持たないクライアントや業者、お客様など (@gmail.com や @yahoo.com など) は、組織のゲストとしてコラボレーションできます。ゲストには、組織内で限定的なアクセス権が与えられ、本人に共有されたもののみ閲覧できます。
組織のゲストは、招待されない限りチームに参加することはできません。また、他のチームを作成、表示したり、チームへの参加をリクエストしたりすることはできません。
Note:組織のゲストは、自分にアクセス権が与えられているプロジェクトやタスクを共有することで、組織に他のゲストを招待できます。
メンバーとゲストの識別
ゲストの場合、入力データ候補またはメンバーリストの名前の横に地球のアイコンが表示されます。
限定アクセスメンバー
チームにはそれぞれ独自のメンバーが所属し、固有のプロジェクトがあります。チーム内の一部のプロジェクトにアクセス権がない人は、チーム設定のメンバータブで「限定アクセスメンバー」と表示されます。
限定アクセスメンバーは、自分が追加されたプロジェクトとタスクは見ることができますが、チームの会話や他のプロジェクトは表示されません。
Note:組織内のチームを Asana Premium以上のプランにアップグレードする場合は、限定アクセスメンバーをプランに含める必要があります。
既存の組織に参加する
社内で作成された別の組織に参加する方法は 2 つあります。
- 会社のメールアドレスで Asana に登録します。この場合、自動的に組織に参加します。
- 既存の組織内のユーザーに、チームに招待してもらいます。
- すでに他のメールアドレスで Asana を使っている場合は、Asana アカウントに会社のメールアドレスを追加すれば自動的に組織に参加します。
組織にユーザーを招待する
チームに招待することで、ユーザーを組織に追加できます。
共有可能な招待リンク
共有可能な招待リンクを使用すれば、簡単にたくさんのメンバーをチームやプロジェクトに招待できます。ユーザーはさまざまなチャネル (メール、Slack、SMS など) を使ってリンクを共有できます。チームのオンボーディング用 Wiki ページや Google ドキュメントにも投稿できます。
共有可能な招待リンクはメンバー用として、メールのオプションはゲスト用として使用します。
リンクを使ってプロジェクトに招待する
プロジェクトを共有するには、次のことを行います。
- プロジェクト内の[共有]アイコンをクリックします
- リンクをコピーします
Note:共有可能な招待リンクからプロジェクトに参加するメンバーには、デフォルトでそのプロジェクトの編集 / コメント権限が与えられます。
リンクを使ってチームに招待する
チームに招待するには、次のことを行います。
- 左側のサイドバーの[チーム]からチーム名を見つけます
- [招待]アイコンをクリックします。
- ポップアップウィンドウから[リンクで招待する]を選択します
- ドロップダウンリストからチームを選択します
- リンクをコピーし、新しいメンバーをチームに招待します
オレンジ色の[+](プラスアイコン)から共有可能なリンクを使えば、新しいメンバーを組織に招待することもできます。
[+](プラスアイコン)を使って新しいメンバーを招待するには、ドロップダウンメニューをクリックし、[招待]を選択します。ポップアップウィンドウが開くので、リンクを使って新しいメンバーを組織に招待できます。
ゲストの招待
プロジェクトまたはチームにゲストを招待する場合は、「メールで招待する」オプションをお使いください。
Note:組織ゲストは共有可能な招待リンクからチームやプロジェクトに参加することはできません。それができるのは、組織ドメインのメールアドレスを持つ組織メンバーに限られています。ゲストを招待する場合は、「メールで招待する」オプションを使用してください。
リンクを無効化する
[無効化]をクリックすると、リンクは完全に無効化されます。そのリンクは使用できなくなります。
組織を離脱する
組織を離脱する方法は3つあります。
- プロフィール写真をクリックします
- ドロップダウンメニューの[その他]にカーソルを合わせます
- [この組織から自分を削除]を選択します
注意!:組織から離脱すると、その組織のプロジェクトやタスクにアクセスできなくなります。
組織のメンバーの場合、この操作により組織に関連付けられているメールアドレスが Asana アカウントから削除されます。Asana アカウントに引き続きアクセスできるよう、離脱する前にまずアカウントに個人用のメールアドレスを追加してください。
アカウントから会社のメールアドレスを削除したメンバーは、組織から削除されることになります。
組織からユーザーを削除する
組織からユーザーを削除すると、そのユーザーは組織とそのプロジェクトやタスクに対するアクセス権がなくなります。
組織からユーザーを削除すると、そのユーザーが作成したタスク、プロジェクト、会話、添付、コメントはそのまま残りますが、担当していたタスクは割り当てなしになります。
タスクが放置されないように、プロビジョンを解除する前に対象者のマイタスクに移動してタスクを再割り当てすることをおすすめします。
なお、組織からユーザーのプロビジョンを解除すると、そのユーザーの会社のメールアドレスがアカウントから削除されます。このアドレスをアカウントに戻すと、また組織に参加することになります。また、ユーザーが Asana のユーザーアカウントに他のメールアドレスを登録していない場合は、プロビジョンを解除するとそのユーザーは Asana から締め出される場合があります。
組織からユーザーを削除するには、次の条件を満たす必要があります。
- 削除の操作を行う人が組織メンバーであること
- 削除の操作を行う人と、削除される人が同じチームに所属していること
対象者がすでにチームから削除されているなど、あなたと同じチームにいない場合は、そのユーザーをチームに招待してから、すぐに組織から削除します。
次の手順で組織から最近のチームメンバーを削除します。
- サイドバーのチーム名にカーソルを合わせます
- [三点リーダーアイコン]をクリックします
- [チーム設定を編集]を選択します
- [メンバー]タブに移動します
- 対象者の名前とメールアドレスにカーソルを合わせます
- [削除]を選択します (ユーザーがまだ招待を受け入れていない場合、このボタンは[招待をキャンセル]になります)
- [アクセスを削除]を選択して、チームからそのユーザーを削除します
- [プロビジョンを解除]をクリックして、組織からそのユーザーを削除します
Note:Premium 組織の場合、メンバーのプロビジョンを解除できるのは管理者のみです。
この記事の詳細は、組織の管理をご参照ください。