Asanaではタスクの公開/非公開のアクセス権限を設定できます。Asana のタスクへのアクセス権は、さまざまな条件によって異なります。
タスク |
アクセスできるユーザー |
非公開タスク |
タスクコラボレーターのみ |
公開タスク |
組織メンバー全員 |
非公開プロジェクト内のタスク |
タスクコラボレーターとプロジェクトメンバー |
公開プロジェクト内のタスク |
タスクコラボレーター、プロジェクトメンバー、チームメンバー |
サブタスク |
親タスクへのアクセス権を持つユーザー |
「この記事の内容」に記載する各項目の中で、タスクの権限の確認方法、タスクを閲覧できるユーザー、タスクへのアクセス権の設定方法、タスクへのアクセスの制限方法を説明します。
この記事の内容:
How to Asana で詳しく見る
How to Asana の動画シリーズでは、Asana での非公開タスク、プロジェクト、チームの作成方法を説明します。
非公開タスク
タスクが非公開でプロジェクトに属していないことを確認する方法
- タスク名の上に、タスクが自分とタスクコラボレーター以外には非公開であることが表示されます。 ※上記サンプル画像では、自分のみに公開されています。
- 右ウィンドウのプロジェクトフィールドに、タスクがプロジェクトに属しているかどうかが表示されます。 ※上記画像では、タスクはプロジェクトに属していません。
Note:マイタスクで作成されたタスクは、デフォルトでプロジェクトに属さない非公開タスク (自分以外のコラボレーターなし) になります。
タスクを閲覧できるユーザー
プロジェクトに属さない非公開タスクにアクセスできるのはコラボレーターのみです。
このタスクへのアクセス権を設定するには
プロジェクトに属さない非公開タスクを共有するには、以下のことを行います。
- タスクを公開します: タスクを公開すると、組織メンバー全員に公開されますが、アクセスするには検索が必要です。
- タスクをプロジェクトに追加します: タスクをプロジェクトに追加すると、プロジェクトのメンバー全員に (状況に応じてチームメンバーにも) タスクへのアクセス権が付与されます。
- 共有したいメンバーをコラボレーターとして追加します:共有したいメンバーをコラボレーターとして追加することで、このタスクへのアクセスが許可されます。
Note:タスクをプロジェクトに追加する前に、プロジェクトの権限を確認してください。
このタスクへのアクセスを制限するには
プロジェクトに属さないタスクへのアクセスを制限するには、以下のことを行います。
- タスクをコラボレーター以外には非公開にする
- すべてのコラボレーターを削除し、自分以外のメンバーには非公開にします(削除したいメンバーのアイコンにカーソルを合わせると、×マークが表示されます)
Note:自分自身をタスクコラボレーターから削除すると、タスクにアクセスできなくなります。
公開タスク
タスクが公開されていて、プロジェクトに属していないことを確認する手順
- タスクタイトルの上にあるバーに、「このタスクは(組織名)の全員に対して表示されます。」と表示されます
- プロジェクトフィールドに、タスクがプロジェクトに属しているかどうかが表示されます。プロジェクトに属していない場合は、「プロジェクトに追加」と表示されます。
タスクを閲覧できるユーザー
プロジェクトに属さない公開タスクを閲覧できるメンバーは、以下のメンバーです。
- 組織メンバー全員
- タスクコラボレーター
このタスクへのアクセス権を設定する手順
プロジェクトに属さない公開タスクを共有するには、次のことを行います。
- 共有先のメンバーをタスクコラボレーターとして追加します: タスクを共有したいメンバーをタスクコラボレーターとして追加することで、このタスクへのアクセスが許可されます。そのメンバーが組織メンバーの場合、タスクを検索してアクセスできます。
- タスクをプロジェクトへ追加します: タスクをプロジェクトに追加すると、プロジェクトのメンバー全員に (状況に応じてチームメンバーにも) タスクへのアクセス権が付与されます。
Note:タスクをプロジェクトへ追加する前に、プロジェクトの権限およびプロジェクトメンバーを確認してください。
このタスクへのアクセスを制限する手順
プロジェクトに属さない公開タスクへのアクセスを制限するには、次のことを行います。
- タスクを非公開に設定します: 右ウィンドウのタスクアクションボタンをクリックし、[プロジェクトメンバーのみに公開]を選択します。タスクはどのプロジェクトにも属していないため、自分自身およびタスクコラボレーターのみに表示されます (タスクコラボレーターは削除することもできます)。
- タスクコラボレーターを削除します: 自分以外のタスクコラボレーターを全員削除することで、タスクの通知が組織メンバーに送られなくなります。ただし、検索によってアクセスすることはできます。
公開プロジェクト内のタスク
タスクが公開プロジェクトに属していることを確認するには、次のことを行います。
- 右ウィンドウのプロジェクトフィールドでタスクが属するプロジェクトを確認できます。プロジェクト名をクリックし、プロジェクトを読み込みます。
- プロジェクトが読み込まれたら、ヘッダーに、プロジェクトが [チーム名] と共有されていることが表示されます。
タスクを閲覧できるユーザー
公開プロジェクトにあるタスクを閲覧できるメンバー以下のメンバーです。
- タスクコラボレーター
- プロジェクトメンバー
- チームメンバー
このタスクへのアクセス権を設定する手順
公開プロジェクトに所属するタスクを共有するには、次のことを行います。
- 共有先のメンバーをタスクコラボレーターとして追加します: タスクを共有したいメンバーをタスクコラボレーターとして追加すると、そのメンバーはタスクの最新情報を受け取るようになります。そのメンバーがプロジェクトメンバーまたはチームメンバーの場合、すでにタスクへのアクセス権を持っています。
- 共有先のメンバーをプロジェクトメンバーとして追加します: タスクを共有したいメンバーをプロジェクトメンバーとして追加すると、プロジェクト内のすべてのタスクへのアクセス権が付与されます。そのメンバーがチームメンバーの場合、すでにタスクへのアクセス権を持っています。
このタスクへのアクセスを制限するには
タスクへのアクセスを制限する方法は、以下4つの方法があります。
タスクコラボレーターを削除
公開プロジェクト内のタスクでタスクコラボレーターを削除すると、タスクの通知が届かなくなります。削除したメンバーがプロジェクトメンバーまたはチームメンバーの場合は、引き続きタスクにアクセスできます。
プロジェクトメンバーを削除
プロジェクトメンバーを削除すると、タスクおよびプロジェクトの通知が届かなくなります。ただしプロジェクトが所属するチームのメンバーである場合は、そのタスクやプロジェクト内の他のタスクを閲覧できます (公開されているため)。
タスクをプロジェクトから削除する
プロジェクトメンバーはタスクへのアクセス権を失いますが、タスクコラボレーターは引き続きタスクにアクセスできます。
プロジェクトを非公開にする
チームメンバーはタスクおよびプロジェクト全体へのアクセス権を失いますが、プロジェクトメンバーやタスクコラボレーターは引き続きタスクにアクセスできます。
非公開プロジェクト内のタスク
タスクが非公開プロジェクトに属していることを確認するには、次のことを行います。
- 右ウィンドウのプロジェクトフィールドに、タスクが属するプロジェクトが表示されます。プロジェクト名をクリックし、プロジェクトを読み込みます。
- プロジェクトが読み込まれたら、ヘッダーに、プロジェクトがメンバーのみに公開されていることが表示されます。プロジェクトが自分にだけ表示されるように設定されている場合、プロジェクトヘッダーには自分のみに公開と表示されます。
Note:タスクのアクセスが一部のグループに制限されている場合、右ウィンドウのプロジェクトフィールド上のグレーアウトされた部分に、タスクにアクセスできるメンバーが表示されます。
タスクを閲覧できるユーザー
非公開プロジェクト内のタスクを閲覧できるメンバーは、以下のメンバーです。
- タスクコラボレーター
- プロジェクトメンバー
このタスクへのアクセス権を設定する手順
非公開プロジェクトのタスクを共有するには、次のことを行います。
- 共有先のメンバーをタスクコラボレーターとして追加します: タスクを共有したいメンバーをタスクコラボレーターとして追加すると、そのメンバーはそのタスクだけにアクセスできるようになります。そのメンバーがプロジェクトメンバーの場合、すでにタスクへのアクセス権を持っています。
- 共有先のメンバーをプロジェクトメンバーとして追加します: タスクを共有したいメンバーをプロジェクトメンバーとして追加すると、プロジェクト内のすべてのタスクへのアクセス権が付与されます。
- プロジェクトを公開します: プロジェクトを公開すると、プロジェクトが属するチームの全メンバーがアクセスできます。
このタスクへのアクセスを制限するには
タスクへのアクセスを制限する方法は、以下3つの方法があります。
タスクコラボレーターを削除する
削除されたタスクコラボレーターは、タスクにアクセスできなくなります。そのメンバーがプロジェクトメンバーの場合は、プロジェクトからタスクへアクセスできますが、タスクに関する通知は受け取りません。
プロジェクトメンバーを削除する
削除されたプロジェクトメンバーは、プロジェクト内の全タスクにアクセスできなくなりますが、タスクのコラボレーターである場合、そのタスクにはアクセスできます。
タスクをプロジェクトから削除する
タスクをプロジェクトから削除すると、プロジェクトメンバーはタスクへのアクセス権を失いますが、タスクコラボレーターは引き続きタスクにアクセスできます。
非公開タスクへのアクセス権をリクエストする手順
非公開プロジェクトへのアクセス権をリクエストするには、次のことを行います。
- アクセスが必要が非公開タスクへのリンクをクリックします。そのタスクへのアクセス権がないことを示すダイアログが表示されます。
- [アクセス権をリクエスト]ボタンをクリックし、そのタスクの担当者にアクセス権をリクエストします。
- 担当者にはタスクが割り当てられ、あなたがアクセス権をリクエストしたこと、およびあなたをコラボレーターとして追加するオプションがあることが伝えられます。
非公開タスクにコラボレーターを追加するリクエストを承認または拒否する
非公開タスクへのアクセス権を持っていないメンバーは、コラボレーターとして追加してもらうことをリクエストできます。そのタスクにアクセスするには、まずそのリクエストが承認される必要があります。
- ユーザーが非公開タスクへのアクセス権をリクエストすると、そのユーザーからのリクエストを伝えるタスクが、その非公開タスクの担当者に割り当てられます。その担当者はそのメンバーをプロジェクトに追加し、アクセス権を与えることができます。
- そのタスクの担当者がいない場合、アクセスの許可または拒否をするタスクは、そのタスクの作成者に割り当てられます (引き続き編集可能なアクセス権を持っている場合)。
- そのタスクの担当者がおらず、タスクの作成者も編集可能なアクセス権を持っていない場合は、そのタスクの編集可能なアクセス権を持つ最初のコラボレーターにタスクへのアクセスを許可または拒否するタスクが割り当てられます。
- プロジェクトの複数のメンバーがそのタスクにアクセスできる場合は、そのタスクへのアクセスを承認したり、却下したりするタスクはプロジェクトオーナーに割り当てられます。そのプロジェクトのオーナーが存在しない場合、そのタスクはそのプロジェクトの編集可能なアクセス権を持つメンバーに割り当てられます。
この記事の詳細は、タスクの権限をご参照ください。