カスタムフィールドを使うと、Asana プロジェクトのタスクにデータを追加できます。ステージや優先度、コストなど、ワークフロー、チーム、会社にとって大切なあらゆる情報に対してフィールドを作成できるため、組織全体で起こっていることを一人一人が明確に把握できます。
Asana には、作成できるカスタムフィールドのタイプが 2 つあります。単一のプロジェクトまたはポートフォリオに固有のフィールドと、組織全体で繰り返し使うことができるフィールドです。
この記事の内容:
- 組織全体で繰り返し使用できるフィールドの作成
- 特定のプロジェクトやポートフォリオのためのフィールドの作成
- その他の追加方法
- フィールドタイプと制限
- プロジェクトのフィールドの表示
- フィールドの編集
- プロジェクトからのフィールドの削除
- カスタムフィールドを非表示にする
- カスタムフィールドによるソート
- カスタムフィールドと検索ビュー
- 通貨フィールドとパーセンテージフィールドのラベル
- 権限
- カスタムフィールドのロック
- カスタムフィールドの使用
- タグとカスタムフィールドの比較
組織全体で繰り返し使用できるフィールドの作成
プロジェクトにフィールドをまだ追加していない場合は、ツールバーの[カスタマイズ]をクリックし、[フィールドを追加]から新規追加します。
[フィールドを追加]タブからは次のことができます。
- フィールドのタイトルを追加する
- フィールドタイプを選択する
- 説明を追加する
- オプション(質問項目)を追加する
- [組織のフィールドライブラリにフィールドを追加]を選択して、組織全体で繰り返し使用できるようにする
特定のプロジェクトやポートフォリオのためのフィールドの作成
プロジェクトにフィールドをまだ追加していない場合は、ツールバーの[カスタマイズ]をクリックし、[フィールドを追加]から新規追加します。
[フィールドを追加」タブからは次のことができます。
- フィールドのタイトルを追加する
- フィールドタイプを選択する
- 説明を追加する
- オプション(質問項目)を追加する
-
組織のフィールドライブラリにフィールドを追加しないことで、プロジェクト固有にする
その他の追加方法
右上隅にある[+]アイコンをからもフィールドを追加することができます。
フィールドタイプと制限
選択できるフィールドタイプは複数あり、その内の一部にはさらに関連付けられているオプションがあります。
フィールド |
追加オプション |
単一選択 |
オプションが関連付けられているフィールドタイプは、ドロップダウンアイテムと単一選択フィールドです。 |
複数選択 |
ドロップダウンアイテムでは、1 つのフィールドに対し、複数のオプションを選択できます。 |
テキスト |
|
数値 |
小数点以下の桁数 |
パーセント |
小数点以下の桁数 |
通貨 |
小数点以下の桁数 |
ライブラリからオプションを選択 |
組織の最近使ったフィールドを表示 |
- 現在、1 つのプロジェクトに追加できるフィールドの数は 30 個までです。
- タスク 1 件あたりの最大フィールド数は 60 個です (単一のタスクを複数のプロジェクトに所属させることで可能になります)。
- ドロップダウンカスタムフィールドのオプションは最大 100 個です。
- タスクリストに同時に表示できるカスタムフィールドは 5 個までです。
Note:リストプロジェクトでは最大 20 のフィールドヘッダー、ボードプロジェクトでは最大 5 つのフィールドヘッダーを表示できます。
複数選択カスタムフィールドでは、単一のフィールドにおいて一度に複数の値を選択できます。 フィールドのタイプとして複数選択カスタムフィールドを選択する際には、フィールド編集ウィンドウで関連するオプションをすべて追加します。プロジェクトで複数選択カスタムフィールドを使用するには、編集したいフィールドにスクロールし、該当するオプションをすべて選択します。
Note:複数選択カスタムフィールドは、現在ベータ版でご利用いただけます。この機能は、今後数か月中、すべての組織を対象に順次展開されます。その間、複数選択カスタムフィールドをご利用いただけない場合、またはその他の機能 (たとえばフォームやルールなど) においてこのフィールドタイプをご利用いただけない場合があるかもしれません。複数選択カスタムフィールドの展開に関する最新状況を知るには、Asana コミュニティのこの投稿をフォローすれば、情報更新の通知を受信できます。
ライブラリから既存のフィールドを選択する
カスタムフィールドをグローバル (組織全体で使用可能) にすれば、カスタムフィールドを複数のプロジェクトで使うことができます。また、ローカル (単一のプロジェクトやポートフォリオだけで使用可能) にすることもできます。
グローバルフィールドは組織のフィールドライブラリから選択できます。
まず、ツールバーの[カスタマイズ]オプションにある[フィールドを追加]をクリックします。
ここから次のことを行います。
- [ライブラリから選択]をクリックします
- オートコンプリートの結果からプロジェクトに追加するフィールドを選択します
Asana カスタムフィールド
Asana で設定済みのカスタムフィールドの一覧はこちらからご覧ください。
Note:これらのカスタムフィールドは、そのフィールドを含む Asana テンプレートを使ってプロジェクトを作成した場合に限り組織に追加されます。
プロジェクトのフィールドの表示
カスタムフィールドはプロジェクトの列として表示できます。
プロジェクトのリストビューでの表示
カスタムフィールドはメインウィンドウのタスクリストに列として表示されます。
カスタムフィールドはタスクの中からも表示できます。
カスタムフィールドは右ウィンドウのタスク詳細欄に表示されます。
Note:タスクが異なるカスタムフィールドを持つ複数のプロジェクトに属する (マルチホームされている) 場合、すべてのフィールドは右ウィンドウのタスクの詳細に表示されます。
フィールドの編集
カスタムフィールドはツールバーや列のヘッダーを使って編集できます。
フィールド名の横にある[鉛筆のアイコン]をクリックして、フィールドを編集します。
カスタムフィールドは列ヘッダーを使っても編集できます。カスタムフィールドの横にある[ドロップダウンの矢印]をクリックし、[フィールドを編集]を選択します。
Note:グローバルカスタムフィールドの場合、編集内容はそのフィールドを使うすべてのプロジェクトに同じように適用されます。
フィールドを完全に削除する方法
フィールドを完全に削除するには、以下のことを行います。
- ツールバーの[カスタマイズ]をクリックします
- フィールド名の横にある[鉛筆のアイコン]をクリックします
- [フィールドを削除]をクリックします
- もう1度確認画面が表示されるので、[フィールドを削除]をクリックします
ドロップダウンフィールドの編集
ドロップダウンフィールドを編集して、以下のことを行えます。
- フィールドオプションのカラーの編集
- フィールドのオプションの削除
- フィールドへの新規オプションの追加
- フィールド全体の削除
ドロップダウンオプションの並べ替え
ドロップダウンオプションは各項目の左側にある[六点リーダーアイコン]をクリックしながらドラッグ & ドロップすることで、カスタムフィールド内で並べ替えることができます。
Note:ドロップダウンフィールドのオプションからアイテムを削除した場合、そのアイテムが使用されたタスクでは削除されたアイテムが保持されます。その後、そのタスクのそのフィールドを他の値に変更することはできますが、変更後にそのフィールドを削除されたアイテムに戻すことはできません。
数値フィールドの編集
数値フィールドを編集して、以下のことができます。
- フォーマットを変更(数値、パーセント、通貨、カスタム項目など)
- 表示される小数点以下の桁数を変更
- フィールド全体を削除
Note:フィールドの小数点以下の桁数を減らした場合、現在の値はすべて保持されますが、表示される値は切り上げまたは切り捨てされます。フィールドの小数点以下の桁数を増やすと、元の値が再び表示されます。
プロジェクトからのフィールドの削除
不要になったフィールドはプロジェクトから削除できます。
ツールバーのカスタムフィールドタイトルの横にある[鉛筆アイコン]をクリックします。
次に[プロジェクトから削除]をクリックします。
列ヘッダーのカスタムフィールド名の横にある[ドロップダウンの矢印]をクリックして、プロジェクトからフィールドを削除するオプションを選択することもできます。
Note:フィールドを削除しても、現在のプロジェクトから削除されるだけで、フィールド自体が完全に削除されるわけではありません。組織内の同じフィールドがある他のプロジェクトからはそのフィールドは削除されず、また組織内の他のプロジェクトにそのフィールドを追加することも可能なままとなります。
値の保持
プロジェクトからフィールドを削除しても、プロジェクトのタスクからフィールドの値が削除されることはありません。
フィールドに入力されていた場合、カスタムフィールドとその値は引き続き右ウィンドウのタスクの詳細に表示されます。
ただし、フィールドが空の場合は、カスタムフィールドはタスクの詳細を示す右ウィンドウでも非表示になります。
カスタムフィールドを非表示にする
カスタムフィールドを非表示にするには、ツールバーの[カスタマイズ]タブをクリックし、[トグルアイコン]を押します。
カスタムフィールドによるソート
プロジェクトツールバーからの操作
リストビューで、プロジェクトをカスタムフィールドによってソートします。
プロジェクトをカスタムフィールドでソートするには、次のことを行います。
- プロジェクトのツールバーで[ソート]アイコンをクリックします
- カスタムフィールドを選択します
Note:これをデフォルトビューとして保存する場合は、プロジェクトのヘッダーの横にある[ドロップダウンの矢印]をクリックし、[レイアウトをデフォルトとして保存]を選択します。
列ヘッダーのキャレットを使ってソート
プロジェクトヘッダーにあるキャレットを使って、列をカスタムフィールドでソートすることもできます。ソートしたいカスタムフィールドの[ドロップダウンの矢印]をクリックし、[この列でソート]をクリックします。
Note:タスクのカスタムフィールドの値を変更すると、プロジェクトのソートが自動的に再実行されます。
カスタムフィールドと検索ビュー
検索ビューでは、複数のプロジェクトにわたって同じカスタムフィールドを使ってタスクを検索できます。
最初に検索バーをクリックして[高度な検索]オプションにアクセスします。そこから、[フィルターを追加]をクリックし、続いて[カスタムフィールドを追加]を選択します。
通貨フィールドとパーセンテージフィールドのラベル
通貨またはパーセンテージを基に数値のカスタムフィールドを作成できます。
プロジェクトのリストグリッドビューで
- ツールバーの[カスタマイズ]アイコンをクリックします
- [フィールドを追加]をクリックします
「カスタムフィールドを追加」タブから
- フィールドのタイトルを追加します
- フィールドのタイプを追加します
- 「フォーマット」「少数桁数」を追加します
- フィールドの編集アクセスを選択します
- フィールドを作成します
合計平均の計算
各カスタムフィールドタブから、各セクション内の数値の計算方法を変更することができます。
- 列の末尾にある[合計]をクリックします
- 列のドロップダウンオプションから[平均]をクリックします
権限
プロジェクトのカスタムフィールドを編集できるユーザー
Premium のチームまたは組織の場合、プロジェクトに対するアクセス権を持つ全員がそのカスタムフィールドを追加、編集、削除できます。
非公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナーとプロジェクトメンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。
承認制チームまたは非表示チームの公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、およびプロジェクトのチームのメンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。
公開チームの公開プロジェクトの場合: プロジェクトオーナー、プロジェクトメンバー、プロジェクトのチームのメンバー、およびすべての組織メンバーがプロジェクトのフィールドを表示および編集できます。
Note:組織ゲスト (会社のメールアドレスを持たないユーザー) は、カスタムフィールドの作成、編集、削除や高度な検索ツールを使ってカスタムフィールドを検索することはできません。既存のカスタムフィールドへの入力や値の編集のみ可能となります。
カスタムフィールドのロック
BusinessおよびEnterpriseをご利用のお客様は、フィールドの作成時または既存のフィールドの編集時にカスタムフィールドをロックできます。
カスタムフィールドの設定で、カスタムフィールドをメンバー全員が編集できるようにするか、編集アクセス権を自分だけに制限するかを選択できます。
Note:カスタムフィールドのロックは、そのフィールドをロックしたメンバーか Asana の管理者であればいつでも上書きできます。
カスタムフィールドの使用
カスタムフィールドを使うと、チームのニーズに応じて仕事を追跡できます。フィールドの名前と値は自由に決めることができるため用途は無限大ですが、さまざまなワークフローに合わせたいくつかの例を以下に挙げます。
優先度
カスタムフィールドを使ってタスクの優先度を示すことができます。たとえば、エンジニアチームが Asana を使ってバグを追跡する場合、ドロップダウンフィールドを作成してバグの優先度 (低、中、高) を設定できます。
実装後は、リストビューでタスクを絞り込んで特定のフィールド値が設定されているタスクだけに焦点を当てることができます。タスクリストの上部の[フィルター]をクリックし、続いて[+カスタムフィルター]をクリックします。そこで絞り込みをしたいカスタムフィールドの条件を設定することにより、たとえば「高」優先度のタスクだけを表示できます。
Note:高優先度には赤を使うなど、カラーを使ってドロップダウンフィールドのオプションを区別できます。
承認
承認リクエストはすべての Business および Enterprise のお客様にご利用いただける機能です。これはワークフローのサイクルを加速するプロセスです。承認者は、「承認する」「差し戻す」「却下する」という 3 つのアクションの 1 つを実行します。
承認リクエストを作成する方法
- タスクウィンドウにある[…]アイコンをクリックします
- [承認リクエストにする]をクリックします
承認リクエストの完了方法および承認リクエストの識別方法もご覧ください
検索
複数のプロジェクトの中から特定のフィールドでマークされているタスクだけを拾い出す場合は、そのフィールドの名前で高度な検索を実行します。 たとえば、コンテンツマーケティングマネージャーの場合、高度な検索を使って「ドラフト」になっているタスクだけを見つけることで、チーム全体で現在取り組んでいる新しいコンテンツの数を確認できます。
コスト管理
カスタムフィールドは、仕事リクエストや所要時間を追跡するために使うこともできます。たとえば、デザインチームがテンプレートタスクを用意して、他のユーザーがデザインをリクエストできるようにする場合、数字カスタムフィールドがあれば、リクエスト側は作業にかかるおよその時間を入力できます。デザイナーはこの情報に基づいて作業に優先順位をつけたり、現在の作業量を確認して作業を引き受けることができるかどうかを判断したりすることができます。
数字フィールドがあるタスクを複数選択して合計する
- 合計する数字フィールドがあるタスクを複数選択します
- 画面下部のメニューバーに合計が表示されます
情報の追跡
Asana を使って応募者管理や顧客管理を行う場合は、テキストフィールドを使って、メールアドレスや電話番号、会社名、住所などの特定の情報を入力できます。
タグとカスタムフィールドの比較
タグとカスタムフィールドは、どちらも Asana 内の情報を分類、絞り込み、および表示するために利用できます。しかし、基本的に組織全体で使う場合はカスタムフィールドが最適です。タグは砕けた用途には向いているものの、カスタムフィールドの方が機能性も視認性もタグより優れているため、こちらを使用することを強くおすすめします。使い方はワークフロー次第でいくつも考えられますが、以下に例としていくつかのシナリオをご紹介します。
カスタムフィールドの使用が適しているケース
- プロジェクトのすべてのタスクに特定のデータを追加する場合
- カスタムフィールドのような細かさではなく、非公式に類似したタスクをグループ化して閲覧しやすくするために、追加のコンテキストが必要な場合
- プロジェクト間のタスクを管理するために必要な標準的な情報がある場合 (優先度、所要時間、工程など)
- プロジェクトの各タスクについて、特定の情報をチームメイトに確実に入力してほしいとき
- 特定のデータフィールドでソートまたは検索する必要がある場合
タグの使用が適しているケース
- 特別なタグ付けのため、オプションが無限にある場合、または作成時点ではタグ付けすべきものがはっきりしない場合
- 「マイタスク」でタグを表示させる必要がある場合
- プロジェクト内のいくつかのタスクだけに印を付ける必要がある場合
- テンプレートタスクに印を付けたい場合
サブタスクのカスタムフィールドの追加
親タスクのプロジェクト名がサブタスクの詳細ウィンドウの上部に表示される場合があるものの、サブタスクが親タスクのプロジェクト、タグ、担当者を自動的に継承することはありません。
サブタスクでカスタムフィールドを追加したり編集したりするためには、まずプロジェクトにサブタスクを追加する必要があります。具体的には、サブタスクの詳細 (サブタスク名の右側の吹き出し) をクリックし、[Tab]+[P]を押してプロジェクトフィールドを開くか、右上の[…]アイコンから[プロジェクトに追加]を選択します。
カスタムフィールドを使用した URL リンクの追跡
テキストフィールドを使用すると、カスタムフィールドでリンクを追跡できます。テキストフィールドに URL リンクを入力すると、タスクウィンドウから直接リンクにアクセスできます。カスタムフィールドからリンクをクリックすると、新しいウィンドウでページが開きます。
テキストフィールドを使用して URL リンクを追跡するには、次のことを行います。
- テキストフィールドに URL を入力します
- メインウィンドウか右側のタスクウィンドウから[リンクを開く]アイコンをクリックします
注意!:カスタムフィールドは、Asana Premium 以上のプランをご利用中のチームおよび組織の限定機能です。
この記事の詳細は、カスタムフィールドをご参照ください。